学工通〔2026〕129号

各学院党委、各教学点：

学生档案客观记录学生在校期间形成的个人学习经历、政治面貌、家庭情况等情况，为今后用人单位选拔考核人才提供重要参考依据。为做好我校2026级（含专升本、4+0学生）新生档案材料的审核整理和归档工作，确保移交的学生档案材料齐全、准确、完整，现就有关事项通知如下。

一、新生档案归档内容

（一）高中及高考材料

广东省生源：请根据原《考生档案袋》内所附的档案材料目录进行核对：1.目录内“必备材料”的内容是否缺失；2.核对目录内已经打“√”的项目是否缺失（含必备材料和补充材料）。

非广东省生源：各省情况不统一，可以相互参照同省份的新生档案执行，若档案内无户口簿首页和个人页复印件，需补充归档。

（二）新生电子档案

打印招生办提供的新生电子档案信息，加盖学院公章后归档。

（三）团籍材料

指入团申请书、入团志愿书、中学生入团积极分子发展对象培养考察表、团员奖惩材料、共青团基本义务告知函等全套发展材料。各学院完成团籍审核后并入新生档案一起归档。

（四）广东医科大学学生登记表

填表前务必认真阅读“填写说明”，相关栏目不能漏填，相片优先选用近期蓝底证件照；表格封面学院处需盖学院公章。《广东医科大学学生登记表》领取时间另行通知。

（五）其他有重要参考价值的材料：如姓名变更材料。

二、新生档案移交要求

各学院需对新生档案材料进行核查及新增档案材料的装档。

（一）核查档案原始材料

对“新生档案归档内容”第（一）、（三）、（五）项进行核查。各种材料均应签字盖章齐全，档案材料不齐全者，由各学院通知学生本人回原毕业学校补齐。

（二）新增档案材料装档

“新生档案归档内容”第（二）、（四）项为新归档材料。

（三）粘贴学生信息条

1.在新生高考档案袋底部，贴上对应学生信息条。信息条领取时间另行通知。

2.各学院将“新生档案归档内容”涉及的材料整理好，装入原档案袋，无需密封。

（四）填写档案材料清单

每份学生档案核查后需认真填写《广东医科大学2026级新生档案材料清单》（附件1）及《2026级新生档案移交汇总表》（附件2），核查人要在表上签字并加盖学院公章。电子版发送到以下邮箱：

湛江校区：zhoumudan@gdmu.edu.cn

东莞校区：luomin@gdmu.edu.cn

（五）档案移交

1.新生档案以班级为单位整理打包，并按照学号从小到大排序，以学院为单位统一移交。若不按学号顺序整理，学生档案室接收、核查档案时难以快速准确核对档案内容，只能退回学院重新整理档案，择日再进行移交。

2.新生档案移交时间：2026年10月15日前。因学生档案室工作场地有限，移交请提前至少2个工作日进行预约。

三、档案整理核查注意事项

（一）高中毕业证原件不属于归档材料，需将复印件归档，原件返还学生本人。

（二）团员证、兵役证原件不属于归档材料，原件返还学生本人，也无需放复印件。

（三）移交时请核查《广东医科大学学生登记表》信息是否填写规范、完整，是否已经加盖学院公章。

（四）档案移交清单请严格按目录内容录入，凡是目录没有的请在其他资料录入。除了高中毕业证、团员证、兵役证的原件外，档案内其他原有的材料请勿随意抽走。

（五）凡是入伍、保留学籍的同学也需要移交学生档案。

（六）打印移交清单纸质版请按正常比例打印，否则字体太小看不清楚无法清点档案材料。

（七）对未能按时移交档案的学生，应提交书面说明并经学院确认（签字、盖章）后交学生档案室备案，并督促学生尽快完成个人档案归档。

四、工作要求

（一）各学院须高度重视此项工作，各学院党委副书记及时督促、指导新生辅导员认真做好2026级学生档案的整理及移交等工作。

（二）各学院需认真、细致整理学生档案。学院安排工作人员在整理他人档案时遵守档案工作纪律，不对他人档案材料填写、涂改、拍照等，保持档案整理工作全过程的严肃性和纪律性。同时，学院须采取回避制度，即学生不能拆封、查看、整理学生本人的档案。

（三）新生辅导员务必亲自参与档案整理的全过程，务必做到认真查验、一一核实，确保档案材料不错装、漏装、损坏或遗失。

五、学生档案室联系方式

湛江校区：广东省湛江市霞山区文明东路2号广东医科大学学生饭堂四楼411室，0759-2388921，周老师

东莞校区：广东省东莞市松山湖新城大道1号广东医科大学行政楼101学生档案室，0769-22896117，罗老师

学生工作部（就业指导中心）

2026年9月8日